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Hotelbuchungen für Veranstaltungen – Eventagenturen sorgen für reibungslosen Ablauf

Für den Erfolg einer gelungenen Firmenveranstaltung ist eine perfekte Organisation entscheidend. Neben der Wahl eines besonderen Veranstaltungsortes, sind es vor allem Punkte wie das Verwalten der Gästeliste und die Konzeption des Abendprogrammes sowie die Auswahl des Caterings, die einen großen Planungsaufwand beanspruchen und reibungslos aufeinander abgestimmt sein müssen.

Wer die Abwicklung und Ausführung von Events in der eigenen Hand behalten möchte, unterschätzt oft, wie vielseitig und kräftezehrend solche Projekte sein können. Fehler dürfen sich professionelle Unternehmen in solch einem Umfeld nicht erlauben, daher wenden sich viele Firmen an professionelle Eventagenturen.

Full-Service-Agenturen wie TEST Berlin bieten ein breites Angebotsspektrum

Die Firma TEST aus Berlin, kurz für „Travel Event Service Team“,  ist eine klassische Eventagentur, die sich auf die Organisation von großen Veranstaltungen  während als auch außerhalb von nationalen und internationalen Messen, spezialisiert hat. Seit über 25 Jahren am Markt, kann TEST Berlin auf viele Entwicklungen im Bereich Eventmanagement zurückblicken. Das 20-köpfige Team steht  für die professionelle und reibungslose Organisation von internationalen Events, Kongressen, Tagungen, Firmenveranstaltungen, Produktpräsentationen und Jubiläumsfeiern.
Mit jährlich 100.000 koordinierten Übernachtungen bei über 100 Event-Projekten verfügen Full-Service-Eventagenturen wie TEST Berlin über profunde Branchenkenntnisse und ein weitreichendes Netzwerk, das insbesondere bei Engpässen an verfügbaren Hotelzimmern z.B. während einer großen Messe, zum Tragen kommt. Mit viel Knowhow und Verhandlungsgeschick ist es solchen Agenturen möglich, ihren Kunden selbst dann Zimmer zur Verfügung zu stellen, wenn die Nachfrage das Angebot übersteigt.

 

 

Das passende Hotelzimmer zur Messe finden mit einem kompetenten Hotelzimmervermittlungs-Dienstleister

Nicht nur ein ausreichendes Kontingent an Zimmern ist ausschlaggebend für die Unterbringung vieler Gäste einer Veranstaltung in einem bestimmten Hotel, auch die Zimmerpreise sind ein wichtiger Faktor. Das bedeutet, dass viele Kunden frühzeitig, meist mehrere Monate oder auch ein Jahr im Voraus, buchen. Ebenfalls wichtige Entscheidungskriterien sind die Lage und die Verkehrsanbindung des Hotels sowie Extras wie Shuttle-Services – keine einfache Aufgabe also, immer das Passende für den Kunden zu finden.

Interdisziplinäre Teams versorgen Kunden ganzheitlich

Agenturen, die ohne fachspezifische Mitarbeiter ein Event planen, werden schnell an Grenzen stoßen. Ein Team mit Spezialisten aus verschiedenen Gebieten aus Einkauf, Verkauf, IT, Kundenservice und Marketing ist ratsam, denn unterschiedliche Blickwinkel helfen bei einer ganzheitlichen Betreuung. Generell gilt: Je spezieller die Events, umso anspruchsvoller die Abwicklung. So ist seit einigen Jahren zu bemerken, dass viele Unternehmen Wert digitale Trends auch in Ihre Veranstaltungen integrieren, das spiegelt sich in der Verwendung von webbasierten Teilnehmermanagement-Tools oder auch in der Live-Dokumentation via Social Media-Tools wie Twitter oder Facebook-Live wieder.

Aber das ist längst noch nicht alles: qualifizierte Agenturen organisieren zudem ein auf den Kunden abgestimmtes Catering, ein thematisch passendes Rahmenprogramm inklusive Abschlussveranstaltung und betreuen die korrekte Abwicklung von anderen Services wie z.B. Citytouren oder die Hostessenauswahl. 

Messe- und Veranstaltungsdienstleister organisiert alles aus einer Hand

Als führender Standort von Messen, Kongressen und Events ist Deutschland seit Jahren eine gern besuchte Destination im Bereich Business Travel und verzeichnet einen stetigen Zuwachs. Daher ist es gerade hierzulande eine große Herausforderung, Hotelunterkünfte zu Messezeiten und Veranstaltungen zu organisieren.


Doch auch im Ausland werden vermehrt Veranstaltungen angefragt, was für professionelle Agenturen zum Teil ungewohntes Terrain darstellt, denn hier gibt es neben der allgemeinen Planung auch kulturelle Herausforderungen, die es zu berücksichtigen gilt.
Alle Firmen erwarten bei einem öffentlichen Auftritt eine perfekte Darstellung der Unternehmensphilosophie – angefangen von einem maßgeschneiderten Konzept bis zur erfolgreichen Abwicklung eines Projekts, muss alles stimmig sein. Um dies möglichst zeit- und ressourcenschonend umsetzen zu können,  sind Veranstaltungsorganisatoren mit langjähriger Erfahrung wie TEST Berlin unerlässlich.

Feb. 20, 2019, 2:43 p.m.