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Büroutensilien an der Rezeption

Diese Büroutensilien sollten an einer Rezeption nicht fehlen

Die Rezeption ist in vielen Einrichtungen der erste Ort, an dem Kunden, Patienten oder Gäste mit einer Firma, einer Praxis, einem Hotel oder ähnliches in Berührung kommen. Hier entsteht der erste wichtige persönliche Kontakt. Damit dieser Kontakt möglichst reibungslos und zufriedenstellend stattfindet, sollte eine Rezeption ordentlich ausgestattet sein. Zu einer vollkommenen Ausstattung gehört auch eine Reihe an Büroutensilien. Damit nichts vergessen wird, werden die wichtigsten Ausstattungsutensilien im Folgenden benannt.

Stifte, Notizzettel, Listen – die Basisutensilien auf einen Blick

Zu der absoluten Basisausstattung gehören selbstverständlich Notizzettel und Stifte. Je nach Einrichtungsart gehören beispielsweise Gästelisten, Kontaktlisten oder ähnliches – idealerweise auch in Papierform – an die Rezeption der eigenen Pension. So kann sichergestellt werden, dass (auch im Falle einer technischen Störung) Gäste oder Kunden schnell identifiziert werden können. Eine Rezeption sollte stets mit ausreichend Utensilien für die Mitarbeiter, sowie einem Stift und Notizzetteln für die Kunden/ Gäste ausgestattet sein. Idealerweise werden Papiere und Stifte für die Ankommenden so bereitgelegt, dass Kunden und Gäste gar nicht erst danach fragen müssen. Schließlich muss an einer Rezeption häufig etwas ausgefüllt oder notiert werden. Solche Kleinigkeiten beschleunigen den Prozess ungemein. Daneben gehören selbstverständlich auch Radiergummi, Stifte zum Weißen und Schwärzen sowie Textmarker an die Rezeption.

Hilfreich neben diesen klassischen Büroutensilien sind außerdem kleine Helfer wie Ladekabel (idealerweise je ein gängiges für Apple und Android-Handys) oder eine Powerbank an einer Rezeption sinnvoll. Generell kommt es auch auf die Einrichtungsart an: Was könnten Kunden, Gäste oder Patienten noch benötigen? Es schadet nie, kleine Alltagshelfer parat zu haben, falls mal eine Frage danach auftaucht.

Stempel für alle Dokumente

Zweifelsohne dürfen auch essenzielle Stempel an keiner Rezeption fehlen. Firmenstempel belegen Daten, Auftragsgeber, Firmen- oder Praxisname und ähnliche Nachweise. Sie dienen in der Regel als Hinweis auch die Echtheit des Dokumentes, da firmeninterne Logos regelmäßig nur dort benutzt werden. Um Dokumente schnell auszufüllen und maschinellen Schreiben (auch ohne Unterschrift) mehr Echtheit zu verleihen, sollten Stempel stets an der Rezeption vorhanden sein. In vielen Fällen können sie auch dafür genutzt werden, einen Schein zu entwerten. Können beispielsweise Kunden, Patienten oder Gäste vorbeikommen, die einen Gutschein, ein Rezept, ein Ticket oder ähnliches einlösen wollen, lassen diese sich mit den richtigen Stempelaufdrucken schnell entwerten.

Visitenkarten und Co – persönliches der Einrichtung

Weniger zu den klassischen Büroutensilien gehören die einrichtungspersönlichen Gegenstände, die dennoch wichtig sind. Dazu gehören beispielsweise Visitenkarten oder Stempelkarten für das interne Café, Stadtpläne und Flyer für Einrichtungen und Leistungen vor Ort oder in der näheren Umgebung. Findet in der Einrichtung eine Veranstaltung statt, sollten Programmhefte oder -flyer direkt an der Rezeption erhältlich sein. Hier machen sich vor allem Textmarker nützlich, denn wichtige Starttermine können sofort gelb markiert werden.

Einige Einrichtungen begrüßen ihre Gäste – vor allem Kinder – auch mit einem Glas von kleinen Süßigkeiten oder Schokoladen. Wichtig ist vor allem, dass die Rezeption ordentlich aussieht. Nichts schreckt Ankommende mehr ab, als eine Rezeption, die unübersichtlich, chaotisch oder gar dreckig wird. Sie sollte einladend sein und einen freundlichen Empfang bieten.

Fazit – es kommt immer auf die Einrichtung an

Arztpraxen, Hotels, Großfirmen, Kanzleien und viele andere Einrichtungen begrüßen Kunden, Gäste und Patienten an der Rezeption. Wie diese ausgestattet ist, hängt sehr von der Einrichtungsart ab. Eine Arztpraxis hilft ihren Patienten nur selten mit Stadtplänen weiter und ein Hotel muss in der Regel nicht über zahlreiche Visitenkarten der einzelnen Mitarbeiter verfügen. Die wichtigsten Büroutensilien gehören jedoch an jede Rezeption. Idealerweise sollte immer ein ausreichend großer Vorrat Ersatzteile bereit liegen, damit es keine Verzögerungen im Ablauf gibt, nur weil ein Stift nicht mehr schreibt oder ein Stempelkissen leer ist. Entscheidend für den ersten Eindruck ist das Gesamtaussehen der Rezeption: Sauberkeit und Ordnung spielen dabei eine wichtige Rolle.

15. Juni 2022 18:14